La gestion de la conformité sous-traitants, c'est l'un de ces sujets que tout le monde sait important mais que personne ne veut vraiment traiter. Parce que ça prend du temps, parce que les outils existants ne sont pas adaptés, et parce que tant que ça ne brûle pas, on reporte.
Jusqu'au contrôle. Jusqu'au sinistre. Jusqu'à la mise en cause.
En 2026, trois types de solutions coexistent dans les PME BTP : Excel, les ERP généralistes, et les outils dédiés comme Kalindy. Voici une comparaison honnête pour vous aider à choisir.
Solution 1 : Excel — l'outil universel, pas adapté à ce besoin
Ce qu'Excel fait bien
Excel est gratuit, flexible, et tout le monde sait l'utiliser. Pour une toute petite structure avec 2 ou 3 sous-traitants récurrents, un tableur peut suffire.
Ce qu'Excel ne fait pas
- Aucune alerte automatique : c'est vous qui devez regarder le fichier régulièrement
- Aucune vérification d'authenticité : vous avez le document, mais est-il valide ?
- Aucune traçabilité : impossible de prouver que vous avez bien vérifié à telle date
- Pas de portail de dépôt : vous devez relancer manuellement, par email ou téléphone
- Fragile : un fichier partagé mal versionné, et c'est la catastrophe
- Pas scalable : au-delà de 5 sous-traitants actifs, la gestion devient ingérable
Verdict Excel
Excel est un outil de comptabilité et d'analyse, pas un système de conformité. L'utiliser pour la gestion documentaire sous-traitants, c'est comme utiliser un couteau de cuisine comme tournevis : ça peut marcher une fois, mais vous allez finir par vous blesser.
Solution 2 : ERP généraliste BTP — puissant mais inadapté
Ce que les ERP font bien
Les grands ERP BTP (Batigest, Sage BTP, Onaya, etc.) gèrent la comptabilité, la facturation, les devis, la planification. Ce sont des outils complets, robustes, largement adoptés.
Ce que les ERP ne font pas (ou mal)
- La conformité sous-traitants n'est pas leur cœur de métier : elle est souvent gérée comme un module annexe, peu ergonomique
- Pas de portail de dépôt pour les sous-traitants : tout passe par vous
- Pas de vérification URSSAF en temps réel
- Pas de signature électronique native pour les contrats de sous-traitance
- Mise en place longue et coûteuse : formation, paramétrage, intégration SI
- Coût élevé pour des PME dont c'est la seule fonctionnalité cherchée
Verdict ERP
Un ERP, c'est fait pour gérer une entreprise dans sa globalité. Si vous cherchez uniquement à sécuriser la conformité de vos sous-traitants, vous allez payer et complexifier pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin.
Solution 3 : Kalindy — conçu pour ce problème, rien d'autre
Une application pensée pour le terrain BTP
Kalindy est né d'un constat simple : aucun outil n'était vraiment adapté à la gestion de la conformité sous-traitants dans les PME du BTP français. Ni Excel, ni les ERP. Alors Kalindy a été construit pour répondre exactement à ce besoin, et rien d'autre.
Ce que Kalindy fait mieux que tout le monde
- Portail sans friction : votre sous-traitant dépose ses documents depuis son téléphone en 2 minutes, sans créer de compte
- OCR automatique : les dates d'expiration sont extraites automatiquement de chaque document
- Vérification URSSAF live : connexion directe aux services officiels, pas juste un stockage de PDF non vérifié
- Alertes proactives J-60, J-30, J-7 : vous et votre sous-traitant alertés automatiquement avant l'expiration
- Contrats conformes loi 75-1334 + signature électronique intégrée : tout dans une seule interface
- Rapport PDF conformité par chantier : en un clic, prêt pour un audit ou un maître d'ouvrage
- Opérationnel en moins de 5 minutes : aucune formation, aucune intégration, aucun paramétrage
Le tarif : transparent et sans surprise
- Starter à 39€/mois HT — jusqu'à 10 sous-traitants
- Pro à 89€/mois HT — jusqu'à 50 sous-traitants
- Entreprise à 229€/mois HT — illimité
Essai gratuit 14 jours, sans engagement, résiliation en 1 clic. À titre de comparaison : un ERP BTP coûte en moyenne 200 à 800€/mois HT, avec des frais de mise en place souvent supérieurs à 2 000€.
Tableau comparatif récapitulatif
| Excel | ERP BTP | Kalindy | |
|---|---|---|---|
| Coût | Gratuit | 200–800€/mois | 39–229€/mois |
| Alertes auto | ✗ | Partiel | ✓ |
| Vérif URSSAF | ✗ | ✗ | ✓ temps réel |
| Portail ST | ✗ | ✗ | ✓ sans compte |
| Contrats | ✗ | Partiel | ✓ loi 75-1334 |
| Mise en place | Immédiate | Semaines | 5 minutes |
| Pour qui | TPE < 3 ST | Grandes structures | PME BTP 5–100 ST |
Ce que disent les conducteurs de travaux qui ont fait le switch
"Avant Kalindy, je passais facilement 3 heures par semaine à courir après des documents. Maintenant j'ai juste à valider ce qui arrive. Le tableau de bord me dit d'un coup d'œil si tout est en ordre."
"Le plus gros gain, c'est la tranquillité d'esprit. Je sais qu'en cas de contrôle, j'ai tout ce qu'il faut, accessible en 2 minutes."
L'avantage Kalindy résumé en une phrase
Kalindy est la seule application 100% dédiée à la conformité sous-traitants BTP en France : plus simple qu'Excel, plus adapté qu'un ERP, opérationnel en 5 minutes, pour un prix inférieur à la moitié d'un ERP généraliste.
Essayez Kalindy 14 jours gratuitement — sans engagement →
FAQ — Choisir son outil de conformité sous-traitants
Pourquoi ne pas continuer avec Excel ?
Excel ne génère pas d'alertes automatiques et n'offre aucune traçabilité opposable. En cas de contrôle, vous ne pouvez pas prouver que vous avez vérifié les documents à une date donnée. C'est un risque majeur.
Mon ERP gère déjà mes sous-traitants, pourquoi Kalindy ?
La plupart des ERP BTP stockent des documents mais ne vérifient pas leur authenticité, n'envoient pas d'alertes proactives et n'offrent pas de portail de dépôt. Kalindy peut fonctionner en complément de votre ERP pour la partie conformité.
Kalindy est-il conforme à la réglementation RGPD ?
Oui. Les données sont hébergées en France et Kalindy est conforme au RGPD. Les sous-traitants sont informés du traitement de leurs données lors du dépôt.
Quelle est la durée d'engagement chez Kalindy ?
Aucune. Kalindy fonctionne en abonnement mensuel, résiliable à tout moment en un clic. L'essai gratuit de 14 jours ne nécessite pas de carte bancaire.